|
Beste {naam},
Gezocht: aanvulling van de Werkgroep Ledenbijeenkomsten voor de Voorjaarsbijeenkomst in maart te Utrecht!
Graag willen we de Werkgroep Ledenbijeenkomsten (Voorjaar) uitbreiden met leden uit de buurt van de stad Utrecht, die goed op de hoogte zijn van de omgeving en de mogelijkheden.
De Voorjaarsbijeenkomst wordt, in tegenstelling tot de Najaarsbijeenkomst, niet door een regio maar jaarlijks door de werkgroep Ledenbijeenkomsten georganiseerd. De centrale locatie is de Jacobikerk in Utrecht, daarnaast wordt gebruik gemaakt van omringende zalen in bijvoorbeeld de Augustinuskerk en het Werftheater.
De inhoud wordt bepaald door de presentatie van de werkgroepen van het Genootschap, zowel in workshops en lezingen als op de informatiemarkt, met een aanvulling door de Werkgroep Ledenbijeenkomsten.
De werkgroep bestaat uit 4 of 5 personen, waarvan 1 lid het landelijk bestuur vertegenwoordigt en degene die voor de Voor- en Najaarsbijeenkomst de aanmeldingsprocedure verzorgt
Wat doet de werkgroep:
- Het thema vaststellen voor de Voorjaarsbijeenkomst
- Geschikte ruimtes zoeken in de buurt van de Jacobikerk om het programma uit te kunnen voeren, afspraken maken en contacten onderhouden
- De andere werkgroepen van het Genootschap uitnodigen en motiveren om een bijdrage voor het programma te verzorgen
- Programmaonderdelen passend bij het thema zoeken
- Standhouders uitnodigen een stand te bemensen op de informatiemarkt
- Informanten uitnodigen die informatie over verschillende routes aan leden willen geven
- Mensen zoeken die een wandelroute kunnen uitzetten en kunnen begeleiden op de dag zelf
- Een begroting opstellen en zorgen dat we binnen het budget blijven
- Vrijwilligers vragen voor de dag zelf en deze van informatie voorzien
- Bedankjes verzorgen voor sprekers en vrijwilligers
- Lunchpakketten, koekjes en polsbandjes bestellen
- PR in Jacobsstaf en Ultreia en de aanmeldingsprocedure op de website verzorgen voor de bijeenkomst
- Vrijdag voorafgaande aan de bijeenkomst de checklijst afwerken, waaronder ruimtes controleren en zorgen dat de benodigde spullen van het Genootschap op de goede plaatsen terecht komen.
We vergaderen 8 keer per jaar, in Utrecht (of digitaal). De Voorjaarsbijeenkomst is altijd op de derde zaterdag in maart. Direct na de bijeenkomst wordt er geëvalueerd, de locaties voor het volgende jaar besproken en het nieuwe thema vastgesteld. De drukste periode is van december t/m de bijeenkomst in maart, de dag zelf en de dag ervoor.
2026 is het Jubileumjaar waar we een bijzondere voorjaarsbijeenkomst van willen maken.
Wil jij onze werkgroep komen versterken? Vul het aanmeldingsformulier in: |
