Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Genootschap

Social Share

Het zal u zeker niet zijn ontgaan uit de nieuwsberichten dat per 25 mei 2018 de  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is op alle organisaties in Nederland en dus ook voor het Genootschap. Als organisatie krijgen ook wij meer verplichtingen. Dit betekent dat wij duidelijk moeten aantonen dat wij als Genootschap ons aan deze wet houden.  We hebben gelukkig geconstateerd dat we al aan veel eisen voldeden. De afgelopen maanden zijn we op de achtergrond bezig geweest om aan de verplichtingen te voldoen.  Hieronder hebben we een aantal praktische zaken voor u op een rijtje gezet.

Wat betekent de AVG voor u als lid?

  • Elk lid kan na inloggen via de website, via “mijn profiel", zijn / haar eigen gegevens zelf corrigeren en het lidmaatschap opheffen.
  • Als een lid wil worden toegevoegd aan het Compostela register dan zal er bij de registratie via de website expliciet toestemming worden gevraagd om de ingevoerde gegevens op te nemen in het Compostela register.
  • Als lid ontvangt u nu automatisch de (regio) nieuwsbrief. Als bestaand lid blijft dit zo. In geval u deze niet wilt ontvangen dan kunt  u deze opties zelf 'uitvinken', na inloggen bij “mijn profiel”.
  • Bij nieuwe leden staat de vink voor het ontvangen van een nieuwsbrief automatisch uit. Nieuwe leden zullen op de mogelijkheid gewezen worden zich aan te melden voor nieuwsbrieven.
  • Ieder lid zal vanaf 25 mei middels een vink toestemming moeten  geven voor uitwisseling van zijn / haar persoonsgegevens met een regioafdeling. U kunt dit doen door in te loggen bij mijn profiel”.

Op welke wijze worden u persoonsgegevens beschermd?

  • Door de instelling van een privacy functionaris. De functionaris voor de gegevensbescherming (FG) kort gezegd de privacy functionaris, is "iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG", aldus Autoriteit Persoonsgegevens. Een van de bestuursleden zal deze taak op zich gaan nemen.
  • Alle vrijwilliger die (in)direct in contact komt met persoonsgegevens van de leden tekenen een geheimhoudingsverklaring. Denk aan e-mail bestanden, toegang tot administratie, stukken waarin leden bij name (en andere informatie) zijn vermeld, etc.
  • In het huishoudelijk reglement artikel 4-6 staat al reeds de procedure van lidmaatschap omschreven. Dit is aangevuld met een privacy verklaring waarin beschreven staat op welke wijze de persoonsgegevens van de leden worden verwerkt, bewaart en welke acties zijn uitgezet om te voldoen aan de regelgeving. 

Heeft u vragen naar aanleiding van dit bericht, dan kunt u zich richten tot Anni Tüski, bestuurslid via ledenadministratie@santiago.nl